A partir del 1 de enero de 2017, todas las personas jurídicas panameñas, incluyendo sociedades anónimas, sociedades de responsabilidad limitada y fundaciones de interés privado, están obligadas a llevar registros contables y a mantener su documentación de respaldo en las oficinas de su agente residente o en cualquier otro lugar dentro o fuera de la República de Panamá.
Los registros contables se definen como datos que indiquen clara y precisamente las operaciones comerciales de las personas jurídicas, sus activos, pasivos y patrimonio, y permitan determinar la situación financiera de la persona jurídica, así como preparar estados financieros de dicha persona jurídica. Por otro lado, documentación de respaldo se define como aquella que incluyen los contratos, facturas, recibos o cualquier otra documentación necesaria para sustentar las transacciones realizadas por una persona jurídica.
Las personas jurídicas deben mantener los registros contables por un plazo de 5 años después de que se haya realizado la última operación comercial.
En caso que los registros contables y documentación de respaldo se encuentre en un lugar distinto a las oficinas del agente residente, las personas jurídicas estarán obligadas a proporcionar al agente residente, por escrito, la siguiente información:
1) La dirección física donde se mantienen los registros contables y documentación de respaldo.
2) El nombre y datos de contacto de la persona responsable que los mantiene en su custodia.
A tales efectos, le adjuntamos la Declaración Jurada que debe ser completada y firmada a más tardar el 31 de febrero de 2017, para efectos de cumplir con la nueva normativa.
Si ocurre algún cambio en la información de la dirección física y/o persona de contacto, se le debe informar al agente residente dentro de los siguientes 15 días hábiles, contados a partir de la fecha en que se aprobó el cambio respectivo.
La ley también obliga al Agente Residente a mantener copia de los registros de acciones y accionistas de todas las personas jurídicas para las cuales actúe como Agente Residente.
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